組織は、「意志決定(指揮)する人とそれを補佐する人」でできていて、それは「信頼」でつながれるシステムだと、述べました。

しかし、「信頼でつなぐ」というのはいいけれど、言葉だけなら精神論じゃないか、という話になります。

それをつなぐのが「情報」であり、システムとするのが「報告及び通報」です。

「情報」を「報告及び通報」するという具体的な行為で「意志決定(指揮)をする人とそれを補佐する人」をつなぎます。

「情報」は、組織が活動するための、システムの血液(血流)とも言うべきもので、リーダーが正しく決心(意志決定)して、部隊を指揮するための判断材料を提供するものです。

これがあって、初めて組織が生きてきます。

軍隊における情報は、「指揮官の状況判断」のためだけに使われます。

小説などでは、話を面白くするために、情報を謀略的に使う場面が出てきますが、軍隊では組織存立の骨幹を崩す問題になりますから、決してあり得ない発想です。この原則は頑ななほどに守られます。

一般的な言葉として使われている“情報”という言葉は、専門的には “情報資料” と言います。“情報資料”の適格性、正確性、信頼性を分析したものを「情報」と呼んでいます。

この分析・評価することによって、デマや憶測を排除して情報の“確からしさ”を高め、指揮官の状況判断を容易にします。“情報資料” と“情報”はまったく別物です。

この分析、評価を行う専門組織が、情報組織の心臓部になります。

情報専門部隊の活動はさておいて、この情報を自分たちの任務遂行(組織的活動)の観点から上司に伝達することを「報告」、関係者に情報提供する行為を「通報」と言います。

各階層をなす指揮官は、任務遂行に関する情報と判断を、定期的、あるいは必要の都度、報告し、関係部隊等に情報提供します。

各補佐者(幕僚)は、自分の専門分野(所轄事項)の情報を指揮官に提供するとき、自分は「このように判断している」ということを併せて「報告」します。同時に、関係する人たちにも同じ内容を「通報」します。

これをひとまとめに「報告及び通報」と呼んで、指揮官の責務としています。

用語を厳格に定義していることは、それだけ重視している証左です。

また、「報告」と関係者に対する情報提供である「通報」をひとくくりにして表現しているのは、指揮官に情報をあげることと、関係者が情報を共有する意義を同じレベルで重視している表れだと言って良いでしょう。

「意志決定(指揮)をする人とそれを補佐する人」が組織の骨幹を形成し、「情報」が組織の血流となり、それを動かすシステムとして「報告及び通報」の責任が規定されていることがお分かりになったでしょうか。

よく使われる「報連相」という言葉は、このように説明されています。丁度、手元にある本に出ているのでそれをそのまま引用すると、

報告は、「仕事の経過や状況を知らせ、上司に自分の状況を正確に把握してもらう」。

連絡は、「得た情報を、そのまま上司や関係者に伝えること」。

相談は、「自分だけでは判断できない事案について、上司からアドバイスや指示をもらう」と説明されています。

「報連相」には、報告する人、自分中心の説明で、組織にとっての意義も組織に対する責任もまったく語られていません。似たような言葉だけれども、あったらいいね、あればいいね、というレベルのもので、組織をシステムとして動かすために必要不可欠なものだ、とは考えられていません。

組織は、シンプルでなくてはなりません。

大事なことなので繰り返します。

組織は、「意志を決める人」と「補佐する人」で構成されていて、「情報」を伝える「報告及び通報」というシステムによって、人と組織と信頼が繋がれます。

各階層の指揮官や幕僚が、リーダーの意志決定が的確にできるように情報を提供する行為が「報告」で、全員が協力して任務を遂行できるように情報を共有する行為が「通報」。

「報告及び通報」 は、意志決定を的確にするために、各人に与えられた責務です。

これによって、意志決定から実行まで、組織が円滑に動くことができます。

トップ・リーダーが「いつ何を決めなければならないか」を明確にして、そのために適時に情報を提供するように、「報告及び通報」のルールを規定して、組織を動かします。

これは「意志決定(指揮)する人とそれを補佐する人」の共同作業です。

このポイントを押さえることが、仕事ができるか否か、生産性の高い仕事ができているか否かの決定的な違いになります。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です